Jakso 2, tehtävä 5: Tietojärjestelmät ja ohjelmistot

Tutustu sivustoon www.capterra.com ja valitse matkailutoimialalle suunnattuja ohjelmistoja tarkempaan tarkasteluun.

Online Booking ja POS ohjelmiston löytäminen oli suhteellisen helppoa. Aloitin haun hakusanoilla: hotel online booking. Hakutuloksissa oli ensimmäisenä:
Hospitality Property Management Software. Tähän kategoriaan sisältyviä ohjelmistoja oli yhteensä 246. Tarkensin hakua lisää seuraavilla valinnoilla: Number of users: max 49 ja web-based system, online-booking, Point of Sale (POS), Front Office Management,

Housekeeping Management, Group Management, Reservation Management ja Vacation Rentals. Hakutuloksena tuli 12 ohjelmistoa. Valitsin ensimmäisen näistä kahdestatoista base7booking.comin, koska sillä on eniten asiakkaiden arviointeja ja se on saanut parhaimmat arvostelut käyttäjiltä. Hinnoittelu on myös järkevä eli mitä useampi huone, sitä suurempi kk-maksu (alk. 69 €/7 huonetta - 289 €/kk yli 50 huonetta). Lisäksi tulee maksaa perustusmaksu, joka on 500 € pienimmässä kategoriassa ja muissa 1000 €.

base7booking.com

Järjestelmä sopii majoitusliikkeille, joissa on 1-70 huonetta. Järjestelmän ovat kehittäneet hotellinpitäjät, joten alantuntemus on ainakin hallussa. Järjestelmä toimii internetissä, joten se on käytettävissä missä ja milloin vain ja millä laitteella tahansa, jossa on internetyhteys. Ohjelmisto mahdollistaa maksun luottokortilla ja se on yhdistettävissä tunnettuihin jakelukanaviin kuten Booking.comiin ja Expediaan.

base7booking.com

Järjestelmä on reaaliaikainen ja sisältää helpon käyttöliittymän, jossa voi mm. muokata kalenterinäkymää haluamakseen ja chekata asiakkaat sisään ja ulos vaikka kännykällä. Tämän lisäksi ohjelma sisältää sähköpostityökalun, raportoinnin (toimii myös mobiilisti) ja laskutusmahdollisuuden. Järjestelmä on mahdollisuus liittää haluamiinsa jakelukanaviin (vaihtoehtoja on yli sata!).

Maksimoidakseen käyttöasteen ja myynnin, ohjelmisto suosittelee Price Match -ohjelmiston hankintaa, joka sisältää työkaluja revenue managementiin (tuloksen hallintaan) sekä tulevaisuuden kysynnän ennustamiseen. Ohjelmisto ottaa huomioon mm. asiakkaiden arviot hotellista tai kilpailijan hinnat sekä jopa sääennusteen ja paikalliset tapahtumat. Kyseessä on itse asiassa booking.comin palvelu Booking Suite. 

Lopulta selvisi, että POS ei sisällykään varsinaiseen varausjärjestelmään!? Sivuilta onkin linkki erilliseen järjestelmään, joka on linkitettävissä varausjärjestelmään.

Pohdintoja base7booking.com varausjärjestelmästä

Hyvää järjestelmässä on se, että toimii verkossa, jolloin ohjelmistoja ei tarvitse asentaa koneille. Ohjelmisto on myös käytettävissä missä ja milloin vain sekä millä laitteella vaan, jossa on internetyhteys. Kuukausimaksut pienellekin majoitusliikkeelle ovat hyvin kohtuulliset. Järjestelmä mahdollistaa onlinemaksamisen ainakin luottokortilla sekä mahdollisuuden laskutukseen. Muiden maksutapojen liittäminen ei selvinnyt yrityksen sivuilta. Varausjärjestelmä on mahdollista liittää reaaliaikaisesti lukuisiin muihin myyntikanaviin, joka mahdollistavat laajan näkyvyyden. Mainostavat onlinevarauspuolella, että ohjelmisto mahdollistaa varaukset asiakkaan omalla kielellä! Ei selvinnyt, mitkä kaikki kielet ovat tarjolla ja edellyttäähän tämä myös, että tuotteet on silloin käännetty usealle kielelle, vai ainoastaan kauppa..?

Miinusta järjestelmän markkinoinnin osittaisesta harhaanjohtamisesta. Järjestelmäkuvauksessa kerrotaan, että sisältää POS ohjelmiston, mutta tämä pitääkin hankkia erikseen. Samoin Revenue Management -ohjelmisto on erillinen.

www.ikentoo.com

Base7booking -järjestelmän suosittelema ePOS -järjestelmä, jota käytetään tablettilaitteilla. Järjestelmä toimii internetissä ja sen mainostetaan sisältävän aina viimeiset ohjelmistopäivitykset. Järjestelmää on mahdollista hallinnoida läppärillä missä tahansa.

Ohjelman etuja ovat nettisivujen mukaan helppokäyttöisyys, kohtuullinen hinta, käytettävyys missä vain, usean yksikön hallinta, aina ajantasainen ohjelmisto, yksityiskohtaiset raportit ja tilastot. Ominaisuuksia ovat mm. kuitin tulostus, keittiöbongit, laskun jakaminen, pöytäkartat ja useat samanaikaiset käyttäjät. Ohjelmisto mahdollistaa myös henkilökunnan tuntien kirjaamisen ja tulostamisen suoraan järjestelmästä. Ravintoloissa ohjelmistoon on liitettävissä iphone:t tilauksien kirjaamista varten.

Hinnat: 1 laite 59 €/kk, max 3 laitetta 99 €/kk ja max 7 laitetta 149 €/kk, jos maksetaan kerran vuodessa kaikki kuukausimaksut. Jos maksu on kuukausittain, on hinta huomattavasti korkeampi. Aloitusmaksu on kertamaksuna 199 €.

Pohdintoja Ikentoo.com ePOS -järjestelmästä

Järjestelmän aloituskustannukset ovat todella edulliset verrattuna moniin kassajärjestelmiin, kun kiinteitä koneita ei tarvitse hankkia tabletteja lukuun ottamatta. Tällä hetkellä mainostavat, että on yhdistettävissä Base7booking -varausjärjestelmään, mutta kiinnostaisi, miten yhdistettävissä esim. suomalaiseen Travelnetiin, josta puuttuu kassajärjestelmä. Lisäksi onko saatavissa käyttökieleksi suomi? Tutustumisen arvoinen yritys.

www.zoho.com

Zoho on asiakashallintaohjelmisto, joka soveltuu pienille ja keskisuurille yrityksille. Ohjelmisto mainostaa, että sen avulla tehokkuus paranee ja kustannukset pienenevät. Koko myyntisykli tulee näkyväksi ja asiakaskeskeisyys lisääntyy. Ohjelmiston avulla liidit saadaan tuotua CRM-ohjelmistoon, myyntipuhelut ja -sähköpostit rekisteröityä sekä asiakaspalvelua parannettua. Kaikki toiminnot ovat mitattavissa ja tulosten avulla voidaan myös luoda ennusteita.

Valitsin ohjelmiston sillä perusteella, että se sisältää paljon ominaisuuksia verrattuna useisiin muihin CRM- ohjelmistoihin (kuva alla). Lisäksi ohjelmistolla on vielä lukuisia sovelluksia mm. tiedonjakoon, markkinointiin ja myyntiin, asiakaspalveluun ja -tukeen sekä yrityksen tehokkuuden parantamiseen





Ohjelmisto on myös saanut hyvät arvioinnit, vaikkakin arviointeja ei ole kuin 5. Ohjelmisto on integroitavissa useisiin sosiaalisen median ohjelmiin sekä taloushallinto- ja puhelinjärjestelmiin.

Kustannukset perustuvat käyttäjien määrään, alk. perusversio 12 dollaria/käyttäjä ja kallein 35 dollaria/käyttäjä. Varmastikin mahdolliset integraatiot muihin järjestelmiin lisäävät hintaa.

Pohdintoja Soho CRM -järjestelmästä

Erittäin monipuolinen ohjelmisto ja lisäksi mahdollisuudet integroida muihin ohjelmistoihin ovat hyvät. Monimutkaisuudessaan vaatii jonkun verran opiskelua, jotta kaikki hyöty saadaan ohjelmistosta irti. Mielestäni yrityksen tulee olla ainakin keskisuuri, että ohjelmistosta saadaan paras hyöty irti. Sopii varmasti sekä BtoB että BtoC yrityksille.

Muuta

En edes tiennyt tällaisen capterra.com -sivuston olemassaolosta ja miten helppo sivustolla on hakea ja vertailla erilaisia ohjelmistoja. Ohjelmiston hankinta on helppoa, ainoastaan mietityttää, miten hyvin ovat synkronoitavissa olemassa oleviin suomalaisiin järjestelmiin.